Comment donner du feedback efficace en 2023 – Guide complet
Le stress vous gagne à l'approche d'une évaluation de la performance ? Vous n'êtes pas seul dans ce cas ! Mais un feedback efficace peut améliorer de façon significative les performances des employés. Le hic ? Il n'est pas toujours facile d'exprimer franchement sa pensée.
Dans cet article, nous allons explorer ce qui rend le feedback efficace, comment il peut améliorer la productivité et le moral, ainsi que des conseils pratiques pour donner et recevoir des commentaires de manière constructive.
Découvrez comment transformer le processus d'évaluation des performances en opportunité inestimable pour la croissance et le développement.
Qu’est-ce qu’un feedback efficace ?
Un feedback est efficace lorsqu'il fournit des informations spécifiques et constructives sur les performances, le comportement ou le travail d'une personne. Il va au-delà du simple éloge ou de la critique et vise à offrir des conseils et des suggestions d'amélioration.
Un feedback efficace est pertinent, transmis au moment opportun et axé sur des actions ou des résultats observables. Il est également précis, mettant en avant à la fois les bons points et les zones à développer.
De plus, il est dispensé de manière respectueuse et encourageante, pour favoriser un dialogue ouvert, et dans une optique de progression. C'est avec des commentaires exploitables que les individus peuvent améliorer leurs compétences, réaliser leurs objectifs, et à terme exceller dans leur rôle.
Les sept caractéristiques d'un feedback efficace
Le feedback doit être constructif et aider son destinataire à s'améliorer. Il doit se concentrer sur les actions et la performance : ce n'est en aucun cas une attaque personnelle. A positive and supportive tone encourages a growth mindsetOuvre dans un nouvel onglet et motive le destinataire à entreprendre des changements positifs.
Un feedback efficace doit respecter plusieurs caractéristiques clés :
Il est spécifique
Un feedback efficace est précis et axé sur des comportements, des actions ou des résultats particuliers. Il évite les généralisations vagues et fournit des exemples clairs pour illustrer son propos.
Il est fourni au bon moment
Les commentaires utiles sont plus efficaces lorsqu'ils sont délivrés sans délai, de préférence peu de temps après la situation ou l'événement concerné pour initier une réflexion immédiate et permettre de corriger le cap si nécessaire.
Il est équilibré
Effective feedback acknowledges both strengths and areas for improvement. It recognizes and reinforces what the individual is doing well while guiding them on how to enhance their performance.
Il se concentre sur le comportement, et non sur la personnalité
Un feedback efficace se concentre sur le comportement pour permettre aux employés de comprendre des actions spécifiques et de les modifier à l'avenir.
Cela évite de porter des jugements personnels ou de faire des suppositions sur les caractéristiques individuelles des employés. Le feedback doit porter uniquement sur leurs actions et leur impact sur le travail.
Il est basé sur des faits
Un feedback continu doit être étayé par des données factuelles. Livrez à vos employés des données réelles et citez des exemples concrets de comportements observés pour étayer vos affirmations. Ne donnez en aucun cas des exemples basés sur des rumeurs et ne citez pas le nom d'employés en particulier lorsque vous faites référence à leurs observations.
Il formule un plan d'action
An action plan allows for tracking progress and measuring the effectiveness of the feedback. By tying feedback to an action plan, you provide employees with a roadmap for improvement, align their efforts with organizational goals, and cultivate a proactive approach to professional development.
Il est collaboratif par nature
En invitant les employés à réfléchir à leurs actions et à se demander comment leur comportement contribue aux résultats, vous pouvez les impliquer dans le processus de feedback et favoriser en eux un sentiment d'appartenance et de responsabilité.
Les responsables doivent encourager les employés à faire leur auto-évaluation et à suggérer des solutionsOuvre dans un nouvel onglet. Le feedback devient ainsi un processus collaboratif axé sur la croissance.
En matière de feedback, une myriade d'approches et de techniques peuvent être utilisées pour communiquer efficacement avec les autres et promouvoir la croissance et le développement.
La méthode du sandwich, où il faut suivre le modèle éloge-critique-éloge, a longtemps été une recommandation populaire pour formuler son feedback, avec dans l'idée de placer une critique constructive entre deux affirmations positives.
Cependant, ce sandwich peut atténuer l'impact des commentaires, semer la confusion chez le destinataire ou même créer un sentiment de méfiance si la personne perçoit les énoncés positifs comme peu sincères ou manipulateurs.
De plus, cela peut par inadvertance renforcer l’idée selon laquelle les commentaires constructifs sont négatifs ou devraient être édulcorés.
Une alternative à la méthode du sandwich est l'approche dite des incidents critiques, où des événements précis ou des exemples de performances sont abordés de manière constructive et ciblée.
Plutôt que de placer en sandwich du feedback constructif entre des couches d'énoncés positifs, l'approche des incidents critiques aborde directement les zones à améliorer ou les incidents spécifiques qui requièrent une attention particulière.
Elle permet de parler de façon plus ciblée des informations liées aux objectifs, apportant de la clarté et du feedback exploitable sans diluer le message avec des commentaires positifs excessifs. Elle promeut une approche transparente et directe pour corriger les lacunes dans les performances et favoriser la croissance.
Alors que le feedback est censé nous aider à grandir, les recherches du neuroscientifique Kevin Ochsner de l’Université ColumbiaOuvre dans un nouvel onglet montrent qu'il ne réussit à améliorer les performances que dans 30 % des cas. Autrement dit, 7 fois sur 10, le feedback n’a aucun impact sur son destinataire.
Notre réaction au feedback est conditionnée par la nature humaineOuvre dans un nouvel onglet. La fonction principale de notre cerveau est de minimiser le danger et de maximiser la récompense pour nous protéger de toute menace perçue. Aussi, notre esprit s'alarme lorsqu'il reçoit trop de feedback.
On a tous déjà ressassé du feedback dans sa tête, pas vrai ? En réalité, c'est un mécanisme de protection de notre cerveau.
Aussi, les employés préfèrent le feedback équilibré, qui reconnaît à la fois leurs points forts et leurs lacunes. Un discours qui se concentre seulement sur les faiblesses ou ne livre que des affirmations positives peut être moins efficace.
Pour être le plus efficace possible, un feedback doit fournir des suggestions d’amélioration précises et exploitables. Les employés apprécient de recevoir des conseils qui les aideront à renforcer leurs compétences ou à surmonter des défis.
Cinq exemples de feedback efficace sur le lieu de travail
Dans cette section, nous explorerons différents exemples de feedback efficaces qui sont constructifs, solidaires et permettent aux personnes orientées vers des objectifs d'améliorer leurs performances.
Le storytelling peut faciliter le processus de feedback en y ajoutant un élément émotionnel qui apporte de la clarté. En construisant un récit, vous pouvez transformer des commentaires stériles, que l'on ressasse en vain, en feedback contextuel qui aide à apprendre et à grandir.
Voici deux exemples de feedback :
Feedback sans récit : dans la présentation de la semaine dernière, tu as trop parlé du détail des fonctions ; tu dois davantage parler de la valeur.
Feedback avec récit : lorsque tu as présenté les nouvelles capacités de sécurité à nos principaux clients la semaine dernière, l'auditoire a semblé un peu perdu dans le détail de ses fonctions. J'ai vu beaucoup d'interrogations sur leurs visages.
Évidemment, c'est important de décrire les fonctions. Mais je te conseille de commencer par présenter le « pourquoi » de leur existence. Dans ce cas précis, le public doit d’abord comprendre l’intérêt d'une sécurité renforcée et son effet vertueux sur les performances. Une fois que le public a compris cette valeur, tu peux entrer dans le détail de quelques fonctionnalités.
Voyons des exemples de feedback efficace pour différentes situations :
Situation n°1 : lorsque le travail d'un employé est en deçà des attentes
« Paul, je voulais prendre un moment pour parler de tes performances récentes. Tu as toujours fait preuve de minutie et de prévoyance dans ton travail, ce que j'apprécie beaucoup.
Mais dans ton dernier rapport, j'ai remarqué une baisse de la précision et de l'attention portée aux détails. Dedans, il manquait plusieurs points cruciaux. Je te propose de travailler ensemble pour identifier tes défis et établir un plan d'action pour corriger le cap. »
Situation n° 2 : lorsqu'un employé connaît un problème récurrent
« Sarah, j'apprécie les efforts que tu consacres à ton travail et la qualité que tu fournis. Cependant, j'ai remarqué un problème récurrent de ponctualité dans la livraison de tes tâches, ce qui perturbe la progression globale de l'équipe. Peut-être devrions-nous fixer des délais plus réalistes ou diviser tes tâches en portions plus gérables ? »
Situation n° 3 : lorsqu'un employé manque ou ignore une réunion
« Mathieu, je voulais te parler de la réunion que tu as manquée récemment. En tant qu'équipe, il est important que nous participions et contribuions tous activement aux discussions. J'ai conscience que des circonstances imprévues peuvent survenir, mais une présence régulière est cruciale pour le succès de notre équipe.
Je tenais à souligner que la participation à ces réunions était obligatoire, car elles jouent un rôle crucial dans le partage d'informations importantes sur le projet. »
Situation n° 4 : lorsqu'un employé affiche une attitude négative
« Alex, je voulais te parler de certains comportements que j’ai observés ces dernières semaines. J’apprécie ta contribution à notre équipe et les compétences que tu apportes, mais nous devons maintenir un environnement de travail positif et bienveillant.
La négativité peut avoir un impact sur le moral et la productivité de l'équipe. Je te propose de travailler ensemble pour trouver des solutions et veiller à ce que notre équipe demeure positive, motivée et concentrée sur la réalisation de ses objectifs. »
Situation n° 5 : lorsqu'un employé n'est pas ponctuel
« Julia, je voulais aborder un problème qui a été porté à mon attention concernant ta ponctualité. J'ai remarqué que tu es arrivée en retard à plusieurs reprises cette semaine, ce qui t'a fait rater des points importants de nos réunions.
Parlons ensemble des défis que tu peux rencontrer et trouvons des solutions pour assurer la ponctualité à l'avenir, car cela profitera largement au succès global de notre équipe. »
Huit stratégies pour donner un feedback efficace
Lorsque vous donnez du feedback :
Lorsque vous livrez des commentaires, vous avez la possibilité d’avoir un impact positif sur la croissance et le développement d'autrui. Mais cela nécessite de faire preuve de tact, d’empathie et de clarté.
Dans cette section, nous allons mettre en lumière les stratégies et les meilleures pratiques pour donner un feedback constructif bien reçu et entraîner un changement positif :
- Remettez votre feedback dans son contexte et donnez un exemple concret.Par exemple, au lieu de dire à quelqu'un qu'il doit améliorer ses compétences en communication, dites « Au cours de la réunion de la semaine dernière, tu as parlé un peu trop vite et les gens n'arrivaient plus à suivre. »Plus l'exemple est précis, plus il est facile pour le cerveau de tirer les bonnes leçons du feedback.
- Rattachez le feedback à une histoire personnelle similaire pour montrer votre vulnérabilité et faire comprendre au destinataire du feedback que vous avez été dans une situation semblable.
- Utilisez le bon ton. Dans une conversation, ce n'est pas forcément ce qui est dit qui marque le plus, mais la façon dont les choses sont exprimées.Il est toujours frustrant de recevoir du feedback bien intentionné avec un ton qui traduit la colère, l'exaspération ou la négativité.
- Agissez toujours dans un esprit de bienveillance. Vérifiez vos motivations pour vous assurer que le feedback aidera la personne à grandir et à apprendre. Vos commentaires sont-ils authentiques ou sont-ils pleins de ressenti ?Une étude menée auprès de 400 employés du secteur de la fabrication a examiné l'impact des commentaires négatifs sur la volonté des personnes à améliorer leurs performances.
- Ne donnez pas trop d'exemples non plus. Si les commentaires contextualisés peuvent aider à apprendre et à progresser, trop de feedback peut à terme nuire aux performances.Quand les exemples se multiplient, les employés commencent à remettre en question chacune de leurs actions.
Des études menées à l'Institut de Technologie de GéorgieOuvre dans un nouvel onglet et à l'université de Caroline du Nord ont montré que, plus les participants recevaient de feedback, plus leurs performances diminuaient.
- First, when giving feedback, leverage stories on how the employees can improve.
- Then, once you have seen the improvements, use stories to recognize the person. This motivates the receiver to seek more feedback to learn and grow.
- Promote a culture of peer-to-peer feedback where employees feel empowered to provide feedback to their colleagues.
- Encourage collaborative discussions and mutual support, highlighting the benefits of learning from one another.
Créez des canaux accessibles et conviviaux tels que des plateformes de feedback, des programmes de reconnaissance ou des réunions d'équipe régulières au cours desquelles les employés peuvent faire part de leurs commentaires à leurs pairs.
- Feedback à destination des responsables. Les managers et les dirigeants doivent activement solliciter l'avis des membres de leur équipe, de leurs pairs et même de leurs supérieurs. Ce faisant, ils peuvent instaurer un cadre de confiance, de transparence et de collaboration où les avis et les points de vue de chacun sont valorisés, mais aussi améliorer leurs propres performances et donner l'exemple en vue d'encourager l'adoption généralisée d'une culture axée sur le feedback.
Recevoir du feedback constructif
Lorsque vous recevez du feedback, il est important d'avoir un esprit ouvert et axé sur la croissance. Plutôt que d'y voir une critique, considérez-le comme une démarche qui peut vous aider à progresser et à atteindre votre plein potentiel.
Dans cette section, nous explorerons les stratégies et les meilleures pratiques pour recevoir efficacement du feedback constructif :
Même s'il peut être difficile de dépasser ses émotions lorsque vous recevez un message négatif, cela est essentiel pour votre épanouissement personnel.
Tout d’abord, prenez un moment pour comprendre vos émotions et reconnaître qu'il est naturel de se tenir sur la défensive ou d'éprouver de la contrariété sur le coup. Ensuite, dites-vous que le feedback ne forme pas une attaque personnelle.
Respirez profondément pour vous calmer et maintenez un contact visuel et un langage corporel ouvert. Enfin, changez de point de vue et considérez ces commentaires comme une opportunité pour apprendre et progresser.
Lorsque vous répondez à l'auteur du feedback et que vous recevez des commentaires descriptifs, il est crucial de maintenir un dialogue respectueux et ouvert. Commencez par le remercier d'avoir pris le temps de vous donner son feedback, qui démontre son intérêt dans votre réussite professionnelle.
Évitez de vous montrer hostile ou de trouver des excuses, car cela pourrait nuire à l’efficacité du feedback continu. Au lieu de cela, montrez un réel intérêt pour son point de vue et demandez des éclaircissements si nécessaire.
Quand on reçoit du feedback, notre cerveau veut immédiatement passer en mode défensif. Au lieu de cela, écoutez activement le récit de votre interlocuteur et canalisez vos émotions afin de pouvoir analyser et comprendre ses commentaires.
Once you receive the feedback, ask yourself a few questions:
- Can you think of other examples when you may have seen a similar pattern in different situations?
- Act as the observer of the story. Look at what happened from the eyes of the giver of the feedback.
- Reread the story multiple times to understand the learning that can come from it.
Bien exploiter le feedback reçu est crucial pour son développement personnel et professionnel. Pour commencer, décomposez les commentaires en étapes ou en objectifs réalisables.
Créez un plan d’action décrivant les étapes que vous suivrez pour mettre en œuvre le feedback. Ensuite, incorporez activement ce retour d'information dans votre travail et vos interactions quotidiennes.
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Surmonter la résistance au feedback
Bien qu'il soit essentiel de fournir du feedback pour guider le développement personnel et professionnel de ses collègues, cela peut parfois susciter un sentiment d'hostilité. Il est crucial de comprendre ce phénomène pour y apporter une solution et créer un cadre de travail où les commentaires sont toujours les bienvenus.
En mettant l'accent sur l'importance du feedback, les organisations peuvent en faire une pratique régulière et valorisée parmi les employés. Dès lors que le feedback est normalisé, il n’est plus perçu comme un événement intimidant ou exceptionnel, mais au contraire comme une partie intégrante des interactions quotidiennes.
C'est en observant que le feedback n'a pas pour vocation de critiquer, mais seulement d'aider chacun à apprendre et à progresser, que les employés se font à l'idée que le feedback est une pratique appréciée et attendue dans la culture d'entreprise.
Les dirigeants et les responsables doivent montrer l’exempleOuvre dans un nouvel onglet en sollicitant activement du feedback, en partageant leurs propres expériences et en faisant preuve d’un état d’esprit axé sur la croissance. Incarnez le comportement que vous souhaitez voir chez les autres et encouragez les employés à intégrer les échanges de feedback à tous les niveaux de l’organisation.
Les employés qui voient leurs dirigeants demander et accepter du feedback sont plus susceptibles de leur emboîter le pas.
Quand les employés sont reconnus pour leur travail, ils se sentent valorisés et donnent par conséquent le meilleur. Un feedback de qualité favorise un environnement de respect et d'appréciation, ce qui, à son tour, renforce les performances individuelles et celles de l'équipe.
Selon la revue Harvard Business Review, le feedback qui se concentre sur les lacunes des employés entrave leur capacité à apprendre efficacement. C'est pourquoi les experts recommandent d'exprimer plus d'éloges que de reproches dans ses commentaires.
Une routine de feedback positif régulier instaure un cadre de bienveillance dans lequel les employés sont moins enclins à se mettre sur la défensive ou à se montrer méprisants face à des critiques constructives.
En suivant un cadre défini, le feedback devient plus précis et véhicule ainsi un plus grand sentiment d'authenticité. Plutôt que de débiter des commentaires positifs génériques comme « Waouh, tu as vraiment l'esprit d'équipe ! », vous pouvez :
- Beschreiben Sie ein konkretes Ereignis, das stattgefunden hat.
- Heben Sie die Wirkung der Handlungen der Mitarbeitenden hervor.
- Erläutern Sie, wie sich sein Verhalten an die Unternehmensziele gehalten oder diese sogar übertroffen hat.
- Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus.
- Ermutigen Sie andere Mitarbeitende, seinem Beispiel zu folgen.
Conclusion
Un feedback efficace, axé sur le lien émotionnel et la proximité, peut créer un impact durable. Quand les commentaires sont concrets et intégrés dans un récit, ils sont bien mieux accueillis.
En incorporant le feedback honnête dans un contexte narratif, vous pouvez réduire l'hostilité du côté du destinataire et l'aider à voir votre retour d'informations sous un nouveau jour.
Le storytelling permet d'axer la discussion sur l'apprentissage et la croissance, en remplaçant les réactions émotionnelles par un état d'esprit d'ouverture et d'amélioration.
Exploiter le potentiel de la narration dans le processus de feedback peut améliorer son efficacité et contribuer à un développement personnel et professionnel significatif.